L'Association «Les Seniors de la Vallée Dorée Coeur d'Hérault» existe depuis novembre 1984 et regroupe un certain nombre d'adhérents. Son Conseil d'Administration a été renouvelé en 2013 et doit compter 15 membres au minimum. L'âge minimum d'adhésion est fixé à 55 ans (au moins pour l'un des couples)

Des responsables de communes sont à l'écoute des adhérents pour répondre à leurs interrogations et les accompagner dans les activités proposées.

Pour que cette association fonctionne aux mieux des intérêts de chacun, un règlement intérieur a été élaboré qui précise différents points à observer.

1.Inscriptions aux activités

Pour toutes participations aux activités proposées il faut impérativement être adhérents à jour de sa cotisation.

Afin de gérer au mieux les plannings, les inscriptions devront se faire uniquement auprès des responsables de communes, dès la connaissance de l'activité, avec remise de chèque.

Inscrire au dos du chèque, l'activité et le N° d'adhérent.

2. Règlements

Pour les sorties sur plusieurs jours et les voyages, un acompte d'un certain montant fixé par le Conseil d'administration sera demandé lors de l'inscription, avec pour le reste des échelonnements selon les disponibilités de chacun. Le dernier versement quant à lui devra être effectué minimum 1 mois avant le départ.

Pour les règlements au comptant, les chèques pour les sorties et repas seront encaissés deux semaines avant la date d'activité et pour les spectacles le jour d'inscription.

Les chèques de mensualité pour tous voyages doivent être remis avant le 10 du mois au trésorier et seront débités de suite.

Un réajustement des prix sera fait lors du dernier versement en fonction des directives de notre agence de voyage, soit à la baisse ou à la hausse.

3. Journée avec repas de midi et animation

Cette journée qui demande un investissement tant financier que de personnes, implique  une gestion qui ne peut prendre en compte des annulations de dernière minute, hormis des cas particuliers, pour lesquels il conviendra de fournir un certificat médical.

• Maladie, hospitalisation, décès familial

• Cas d'empêchement d'ordre professionnel

En conséquence, le nombre des repas étant arrêté définitivement 15 jours francs avant la prestation, il ne sera pas possible de garantir un remboursement passé ce délai.

4. Sorties à la journée ou sur 2 ou 3 jours

Il faut savoir que le nombre de places étant limité à 55 participants, il est conseillé de s'inscrire suffisamment tôt, de façon à prévoir s'il y a lieu 1 deuxième car et/où une deuxième journée.

5. Sorties spectacles

Tous les billets sont achetés dès la programmation des spectacles que nous avons retenus. Aucun remboursement ne sera fait pour annulation *sauf annulation par l'organisateur*. ou remplacement par un autre adhérent. Voire cas extrême par une autre personne extérieure.

6. Voyages

Un contrat assurance annulation sera systématiquement souscrit auprès des agences de voyages mais les frais de dossier resteront à la charge du participant en cas d'annulation de dernier moment.

On ne peut pas rester sur la liste d'un voyage en demandant un remboursement partiel. Obligation d'annuler et possibilité de se réinscrire. Dans ce cas, une nouvelle date d'inscription pour ledit voyage sera prise en compte.

Toutefois, des personnes inscrites sur liste d'attente peuvent pallier le désistement et de ce fait aucun frais ne sera imputé. Un deuxième voyage pourra être programmé si le nombre d'inscrits s'avère suffisant, et selon les possibilités de l'organisateur des voyages.

Par ailleurs, selon le voyage proposé, une carte d'identité ou un passeport seront exigés. Il faudra donc veiller à la validité de ces documents, sachant que les délais administratifs peuvent être assez longs.

Il est également recommandé de prévoir une carte vitale européenne et/ou internationale (validité 2 ans). La carte européenne d'assurance maladie est gratuite et doit être demandée auprès de votre caisse, même par mail.

L'association «Les Seniors de la Vallée Dorée Cœur d'Hérault» ne pourra être tenue responsable en cas d'invalidité des documents.

Pour chacun des voyages ou sorties que l'association organise, une personne est désignée par le bureau pour la représenter. Il s'agit en général d'un membre du bureau ou d'une personne désignée par ce dernier. Cette personne doit avoir à sa disposition, au moment du départ, la liste complète des adhérents qui sont dans le car avec toutes les informations précitées et surtout avoir le numéro du portable de l'adhérent qui participe (ce numéro est d'une extrême importance au cas où la personne ne se présente pas au rendez-vous ou se perd, elle peut être contactée facilement).

Aucune responsabilité, durant tout le déplacement, n'incombe au représentant (e) de l’association, Sa seule obligation, en cas de problème grave, sera de prévenir le président ou une personne désignée par le bureau qui puisse faire le lien avec notre assurance.

La responsabilité durant un déplacement avec un voyagiste, quel que soit le type de voyage, incombe au chauffeur et/ou à l'accompagnateur.

Les places gratuites servent pour les chauffeurs et les guides accompagnateurs. Par contre pour les guides locaux, c'est au bon vouloir des adhérents.

7. Randonnées

Elles sont organisées deux fois par mois soient sur une journée ou une demi-journée par des animateurs compétents. Le programme est défini en début de saison et les randonneurs se regrouperont par voiture.

Pour faciliter la gestion du groupe, les intéressés devront s'incrire auprès de l'organisateur.

De plus, comme il est de règle pour la pratique de toute activité sportive, il conviendra de fournir un certificat médical lors de l'inscription annuelle.

Par ailleurs, la randonnée exige un équipement adéquat (pas de baskets) qui garantisse la sécurité des pratiquants.

8. Commissions

Des commissions ont été créées pour chaque activité. Chaque commission est autonome. Par contre, elles doivent transmettre leur travail au bureau, ensuite les décisions finales sont votées en Conseil d'Administration.

Le Pouget le 1er janvier 2023

Le Président

Alain Stride