1. REGLEMENT INTERIEUR
    Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l'association « LES SENIORS DE LA VALLEE DOREE COEUR D'HERAULT».
    L'association existe depuis novembre 1984, répartie sur 32 communes. Son Conseil d'administration composé de 18 membres a été renouvelé en 2013. L'âge minimum d'adhésion est fixé à 55 ans pour au moins l'un du couple.
    TITRE 1.- MEMBRES
    L'association LES SENIORS DE LA VALLEE DOREE COEUR D'HERAULT est composée de membres adhérents.
    TITRE 2.- FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION
    Le fonctionnement de l'association repose essentiellement sur des membres bénévoles. Ceux-ci ne reçoivent aucune rémunération et ne bénéficient d'aucun privilège et d'aucune gratuité au sein de l’association. Comme tous les adhérents, ils règlent chaque participation financière (adhésion, repas, sorties, voyages...) par chèque afin de retrouver rapidement trace de leur règlement.
    Les places gratuites éventuellement accordées sur certaines sorties sont utilisées en guise de pourboire remis aux guides, accompagnateurs et chauffeurs.
    Le bénévole donne de son temps et de sa personne gratuitement pour le bon fonctionnement de l'association. Il doit être respecté par l'ensemble des adhérents. Toute marque d'irrespect envers un bénévole sera considérée comme un manquement grave incompatible avec les objectifs de l'association pouvant entraîner l'exclusion.
    L'association LES SENIORS DE LA VALLEE DOREE COEUR D'HERAULT est administrée par un Président.
    - RÔLE DU PRESIDENT
    Le Président est habilité à représenter l'association, il peut signer des actes au nom de l'association, après consultation et accord du conseil d'administration.
    - RÔLE DU VICE-PRÉSIDENT
    Le vice-président supplée le président et le remplace en cas d'indisponibilité de ce dernier. Elle doit, pour être en capacité de jouer ce rôle, être tenue constamment informée de la gestion de l'association. Il peut se voir confier ou déléguer des missions particulières par le Président.
    - RÔLE DE LA SECRETAIRE ET DE LA SECRETAIRE-ADJOINTE
    La secrétaire est en charge de la gestion administrative de l'association (déclarations en préfecture, gestion des documents, prises de note et rédaction des comptes-rendus, etc.…)
    La secrétaire-adjointe suppléee la secrétaire.
    - RÔLE DU TRESORIER ET DU TRESORIER-ADJOINT
    Gestionnaire responsable des fonds de l'association, le trésorier assure les responsabilités ci-après :
    Il est garant de la gestion comptable de l'association.
    Il se préoccupe des rentrées financières, il propose les moyens pour les recettes à rentrer par les activités et les services
    il effectue les opérations de dépenses sous la responsabilité du président (remboursement de frais, règlement des factures. Il assure la relation entre l'association et le banquier, gère l'excédent de trésorerie en le plaçant au mieux.
    Il établit le rapport financier annuel pour le soumettre au Conseil et à l'Assemblée Générale qui doit adopter le rapport annuel.
    Le trésorier établit chaque année le budget prévisionnel et le soumet au Conseil, il le présente à l'Assemblée Générale pour adoption définitive.
    - LE CONSEIL D'ADMINISTRATION
    L'association est dirigée par un conseil d'administration de 17 membres minimum ; adhérents de l'association obligatoirement.
    - LE BUREAU
    Ce conseil choisit parmi ses membres un bureau composé de :
    Un(e) Président(e)
    Un(e) vice-Président(e)
    Un(e) Secrétaire
    Un(e) Secrétaire adjoint(e)
    Un(e) Trésorier(e)
    Un(e) Trésorier(e) adjoint(e)
    Le conseil d'administration est élu pour une période de 3 ans.
    Celui-ci est présenté et nommé par l'assemblée générale sur présentation du Président.
    Le conseil d'administration se réunit 1 fois par trimestre au minimum, et, chaque fois que la situation l'exige.
    Pour être membre du conseil d'administration, une ancienneté minimale de 6 mois d'adhésion est requise.
    Il est l'organe décisionnel de l'association, il examine les questions portées à l'ordre du jour.
    Les décisions sont prises à la majorité des membres présents. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante. A la fin de chaque réunion, les membres sont invités, lors d'un tour de table, à faire part de leurs remarques ou suggestions concernant le fonctionnement de l'association.
    La qualité de membre se perd par démission, décès ou radiation prononcée par le conseil d'administration.
    TITRE 3.- COTISATION
    Les membres adhérents doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle.
    Le montant de celle-ci est proposé chaque année par le conseil d'administration et soumis à l'approbation de l'assemblée générale.
    Le versement de la cotisation dont le montant a été fixé par le bureau « proposé en CA et validé en AG » doit être établi à l'ordre de l'association et au plus tard le 1er octobre de l'exercice en cours. A défaut de paiement, la radiation de la liste est prononcée d'office.
    Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre en cours d'année.
    TITRE 4.- ADMISSION DE MEMBRES NOUVEAUX
    L’association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres adhérents.
    L'association peut à tout moment et à leur demande, accueillir de nouveaux membres au Conseil d’Administration, faites par courrier au Président de l'association qui sera ensuite approuvée par le CA et validée à l'Assemblée Générale suivante.
    TITRE 5.- ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE ET EXTRAORDINAIRE
    Assemblée Générale Ordinaire :
    L'Assemblée Générale se réunit chaque année à titre ordinaire au cours du premier trimestre de l'exercice en cours.
    Pour pouvoir délibérer, le quorum doit être atteint. Si le quorum n'est pas atteint, après une interruption de séance, une seconde assemblée générale est immédiatement convoquée par le Président, avec le même ordre du jour.
    Les membres à jour de leur cotisation de l'exercice en cours sont autorisés à participer.
    Les convocations sont adressées au moins 15 jours avant la réunion par courrier ou par courriel pour les adhérents.
    Un adhérent peut se faire représenter à l'assemblée générale en donnant procuration à une autre personne elle aussi adhérente à l'association. Une personne peut détenir un ou plusieurs pouvoirs.
    Y sont notifiés : le jour, le lieu, l'heure de la réunion et l'ordre du jour.
    Les votes ont lieu à main levée.
    Un registre des procès-verbaux des assemblées générales est tenu. Ce registre est tenu par le (la) président(e) ou par la secrétaire.
    Un compte-rendu succinct de l'assemblée générale est adressé, après approbation par le bureau, à tous les adhérents.
    Assemblée Générale Extraordinaire :
    Elle peut être convoquée extraordinairement lorsque le Président le juge nécessaire ; en cas de modification des statuts, situation financière délicate, ou toute autre situation demandant la consultation des adhérents.
    La date est fixée par le conseil d'administration.
    Les votes par procuration ou par correspondance sont interdits.
    TITRE 6.- RÔLE DES VERIFICATEURS AUX COMPTES
    Le vérificateur, élu par l'assemblée générale s'engage alors à assurer sa responsabilité morale vis-à-vis de l'association. Il est tenu à la plus grande discrétion, y compris envers les membres de l'assemblée générale. Sa mission, bien qu'elle s'exerce la plupart du temps une fois dans l'année pour le contrôle de l'exercice écoulé, est permanente.
    La mission du vérificateur aux comptes consiste dans la vérification de l'enregistrement des opérations dans les comptes, de la régularité et de la sincérité du compte d'exploitation et du bilan.
    Il ne doit pas s'immiscer dans la gestion de l'association, il certifiera la régularité et la sincérité des comptes dans son rapport. Des observations et réserves peuvent être formulées.
    Il rédige son rapport de contrôle qu'il présente aux adhérents lors des assemblées générales.
    TITRE 7.- MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR
    Le règlement intérieur est établi par le conseil d'administration. Il peut être modifié à tout moment par le conseil d'administration pour préciser certains points du fonctionnement de l'association en cas de nécessité.
    TITRE 8.- FONCTIONNEMENT DES DIFFERENTES ACTIVITES
    Inscriptions aux activités : toutes les inscriptions se feront à partir du 1er octobre de l'exercice en cours.
    Une date butoir de fin d'inscription sera proposée et annotée dans le programme des activités.
    Afin de gérer au mieux les plannings, les inscriptions devront se faire uniquement auprès des responsables de communes, avec remise de chèque.
    Inscrire au dos du chèque : l'activité, le nom et le N° de l'adhérent.
    Règlements
    Pour les sorties sur plusieurs jours et les voyages, une somme sera versée lors de l'inscription avec pour le reste, des échelonnements selon les disponibilités de chacun,. Une fois l'acompte versé quelque soit le type de remboursement choisi, le montant global devra être soldé un mois avant la date de l'activité.
    Journée avec repas de midi et animation / Après-midi festif.
    L'organisation des repas nécessite de fournir au traiteur le nombre de convives et dans certains cas de verser un acompte, elle demande un investissement tant financier que de personnes, implique une gestion qui ne peut prendre en compte des annulations de dernière minute, hormis les cas particuliers, pour lesquels il conviendra de fourni un justificatif.
    maladie, hospitalisation, décès familial
    cas d'empêchement d'ordre professionnel
    En conséquence, le nombre des repas étant arrêté définitivement 8 jours francs avant la prestation, il ne sera pas possible de garantir un remboursement passé ce délai.
    Sorties à la journée
    Il faut savoir que le nombre de places ne peut être inférieur à 40, il est conseillé de s'inscrire en début d'exercice. Pour les annulations de dernière minute, hormis les cas particuliers, il faudra fournir un justificatif, comme annexés ci-dessus.
    Sorties spectacles
    Tous les billets sont achetés dès la programmation des spectacles que nous avons retenus. Aucun remboursement ne sera fait pour annulation (Sauf remplacement par un autre adhérent. Voire cas extrême par une autre personne extérieure).
    Voyages
    Un contrat assurance annulation sera systématiquement souscrit, auprès des agences de voyages, mais les frais de dossier resteront à la charge de la personne en cas d'annulation de dernier moment.
    Il est également proposé aux adhérents, en cas de dépense importante, de fractionner le paiement, la totalité du règlement (par chèque ou en chèque voyages) devant être impérativement effectué un mois au minimum avant la date prévue pour le voyage ou la sortie.
    Toutefois, les personnes inscrites sur liste d'attente, peuvent pallier le désistement et de ce fait, aucun frais ne sera imputé. Un deuxième voyage pourra être programmé si le nombre d'inscrits s'avère suffisant.
    Par ailleurs, selon le voyage proposé, une carte d'identité ou un passeport seront exigés. Il faudra donc veiller à la validité de ces documents, sachant que les délais administratifs peuvent être assez longs.
    Il est donc indispensable pour toutes les sorties de fournir à vos responsables de communes « le numéro de téléphone d'une personne proche, le numéro de votre carte d'identité ou de passeport avec sa date de fin de validité ».
    Il est également recommandé de prévoir une carte vitale et ou une carte d'assurance maladie européenne valide (ce dernier document est gratuit, il est valable 2 ans, il est à demander auprès de votre caisse, même par mail).
    L'association « Les Seniors de la Vallée Dorée Cœur d'Hérault » ne pourra être tenue responsable en cas d'invalidité des documents.
    Pour chacun des voyages ou sorties que l'association organise, une personne est désignée par le bureau pour la représenter. Il s'agit en général d'un membre du bureau ou d'une personne désignée par ce dernier. Cette personne doit avoir à sa disposition, au moment du départ, la liste complète des adhérents qui sont dans le car avec toutes les informations précitées et surtout avoir le numéro du portable de l'adhérent qui participe (ce numéro est d'une extrême importance au cas où la personne ne se présente pas au rendez-vous ou se perd, elle peut être contactée facilement).
    Aucune responsabilité, durant tout le déplacement, n'incombe au représentant (e) de l’association, Sa seule obligation, en cas de problème grave, sera de prévenir le président ou une personne désignée par le bureau qui puisse faire le lien avec notre assurance.
    La responsabilité durant un déplacement avec un voyagiste, quel que soit le type de voyage, incombe au chauffeur et/ou à l'accompagnateur.
    P.S. : Huit places pourront être réservées à l'avant du car pour les personnes craignant les transports (prévenir votre responsable de commune en vous inscrivant).
    Randonnées et balades
    Elles sont organisées sur une journée ou une demi-journée par mois par des animateurs compétents. Le programme et le lieu de ralliement sont définis en début de saison et les randonneurs se regrouperont par voiture.
    Pour faciliter la gestion du groupe, les intéressés devront s'inscrire au moins 2 jours francs avant auprès du responsable de l'activité.
    De plus, comme il est de règle pour la pratique de toute activité sportive, il conviendra de fournir un certificat médical lors de l'inscription annuelle.
    Par ailleurs, la randonnée exige un équipement adéquat (pas de baskets) qui garantisse la sécurité des pratiquants.
    Il est important de rappeler la nécessité d'avoir la carte d'adhérent sur soi pour chaque activité.
    Le règlement intérieur, accompagné d'un exemplaire des statuts est remis à chaque adhérent. Toutes modifications à ces documents doivent également être portées à la connaissance des adhérents par les moyens de communication habituels de l'association.

Approuvé par le Conseil d'Administration
à Le Pouget, le 11 octobre 2018

Le Président,

Alain STRIDE

 

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